Gestión de riesgos en proyectos en entornos adaptativos

A nivel de gestión de proyectos, sobre todo, en entornos adaptativos, tener una gestión de riesgos adecuada no suele ser una práctica habitual, porque quizá hace falta entenderlo y enfocarlo de forma adecuada.

En los últimos tiempos, se han producido un evento que no ha sido habitual. La aparición del COVID, con un gran impacto en la mayoría de los negocios y proyectos que se estaban ejecutando, ha generado un auténtico cataclismo en todas las planificaciones de cualquier tipo, desde la consecución de objetivos de venta en modelos negocios que no hayan sido puramente digitales hasta el tiempo de planificación para alcanzar hitos en desarrollo de proyectos.

Gestión riesgos entornos adaptativos

Banco de imágenes de Pixabay, rana en el estanque de Frank Winkler

Sobre la planificación y gestión de proyectos o negocios.

Cuando se realizan planificaciones y se extrapolan resultados, condiciones, ventas o consumos, habitualmente se deberían realizar basadas en datos anteriores. Esta información sobre la que nos basamos para realizar estas predicciones, normalmente, suele estar sujeta a cambios de circunstancias. Esta modificación suele generar un margen de error (tanto en estimaciones positivas como negativas). Este valor, siempre en opinión nuestra, supone una idea de hacia dónde se quiere llegar, qué se pretende alcanzar, pero como se suele decir “No hay un business plan que soporte un día en el mercado”.

Partiendo de estas premisas, en desarrollo de proyectos, muchas de la metodologías y buenas prácticas se basaban en consecución de tareas, gestión de recursos con su timing de acción, o lo fundamental, desviaciones y gestión económico-financiera con el objetivo de alcanzar su conclusión. Este tipo de propuestas, con sus procesos en paralelo, muchos de ellos ejecutados en cascada o, si fuera algún proceso con alta posibilidad de cambios y sujeto a incertidumbres, gestionando en ciclos, olvidan en algunos casos la gestión de riesgos.

Quizá sea por “deformación” profesional, pero independientemente de la forma de generar un proceso adecuado de gestión de proyectos, tener en cuenta, aunque de forma muy somera una gestión de riesgos. Siempre se entiende que no sea un proceso complejo, reglado y “presentable”, pero no viene mal conocer y aplicar una gestión de riesgos a cada uno de los proyectos.

Y, entonces, ¿debo hacer una gestión de riesgos para todos los proyectos?

No es lo mismo la gestión de riesgos en una planificación de proyectos basados en un entorno predictivo o en un proceso mucho más adaptativo. Para muestra un botón. Si estuviéramos desarrollando un proyecto para realizar la gestión de un reactor nuclear, la gestión de riesgos sería un elemento fundamental para poder cuantificar posibles márgenes o gestión con proveedores para ir gestionando el impacto de un riesgo, de forma consciente. Es decir, si la central nuclear debe ponerse en funcionamiento en una fecha, bien se puede transferir el riesgo al proveedor de desarrollo o bien, definir algún margen de holgura sobre la puesta en marcha, de tal forma que se puede atenuar su impacto. Ahora bien, ¿si se está gestionando un proyecto con un entorno adaptativo, sería necesario? En función de nuestra experiencia, surgen dos propuestas a valorar por el equipo gestor de proyecto.

Hay posibles activos (evaluables por el equipo gestor) que se deben valorar como un elemento de prioridad absoluta que cualquier circunstancia no controlada puede generar un impacto muy grande. Otro botón. Si se está desarrollando un software de producto y el responsable técnico o alguien fundamental en el equipo de desarrollo sufre cualquier percance que le evite trabajar ni comunicarse, es fundamental identificar alguna acción o implementar cualquier propuesta que atenúe el impacto, ya que no sólo va a ser durante un ciclo, sino que durará bastante más en el tiempo. Mientras tanto, hay otras acciones, mucho menos relacionadas con estos activos básicos (cambio de product owner, cambios de estrategia, etc) que pueden ser gestionados directamente dentro del ciclo de trabajo. Por ejemplo, si se estaba desarrollando un ciclo para hacer una propuesta presencial de un servicio, al suceder un evento de alto impacto como el coronavirus, no sería catastrófico el perder el desarrollo de este ciclo (o sí, si se tiene el tiempo ajustado y pocos recursos) para desarrollar una solución para realizarse online.

En conclusión, pensar en sucesos o eventos singulares puede ayudarnos a generar mucho mejor una estrategia para la gestión de los proyectos y de negocios. Identificar los activos básicos, vulnerabilidades y su posible impacto nos puede dar ideas sobre la evolución de un entorno cada vez más VUCA.

 

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