¿Qué es un open space?

Un open space es un concepto muy potente para trabajar en procesos de cocreación con distintos objetivos. Desde propuestas de recogida de ideas para desarrollo de nuevas estrategias empresariales hasta para recoger impresiones o ideas de distintos participantes en procesos sociales.

Como bien sabrán aquellos que nos leen de forma habitual, siempre pensamos que las herramientas son meros instrumentos mentales que nos ayudan a alcanzar objetivos. Por este motivo, hay propuestas de formas de trabajo que se pueden incorporar a dinámicas de trabajo, aunque estén fuera de metodologías propias. Incluso, en algunos casos, si es necesario por las características propias de cualquier situación, se pueden “tunear” o adaptar para conseguir unos objetivos identificados con anterioridad.

Foto real de un proceso de Open Space en el Cerrato Palentino (Mayo 2022)

Una de estas herramientas de recogida de información con distintos interlocutores, con la necesidad de identificar y recoger las opiniones, ideas o propuestas de los participantes, pero con una ventaja añadida. Si queremos trabajar con un grupo de personas y no tenemos claro cuáles son los aspectos clave o aquellos campos de interés o preocupación, nos puede servir para recoger tanto los temas de interés como los distintos puntos de vista ante los cuales, a partir de esta sesión de cocreación, se puede abordar para afrontar como reto complejo.

Dinámica sencilla de un open space

Si algo es relevante para un open space, es conocer bien la dinámica de trabajo. En primer lugar, nada mejor que una sesión de conocimiento entre actores en caso de ser desconocidos, o bien, algo para liberar y tomar el proceso como algo distendido. Una vez generado este ambiente, se propone contar las reglas (las anotaremos más adelante) y se generan, bajo comentarios o agrupaciones, los temas que se desean tratar en la sesión. A partir de aquí, con un tiempo preestablecido, se generan espacios de conversación donde se recogen percepciones o ideas, palancas de todo tipo. Luego, al finalizar las rondas, se hace un resumen de los aspectos tratados y se cierra la sesión.

En este tipo de sesiones, si lo enfocamos desde un punto de vista creativo, hay dos ciclos completamente diferentes. Hay un proceso de divergencia previo donde se exponen los distintos temas a tratar y se realiza un proceso de convergencia común, eligiendo aquellos que sean más relevantes para los participantes. A partir de este punto, en las sesiones de trabajo de temática, se procede a un ciclo de divergencia, donde cada cual detalla sus puntos de vista y siempre es bueno recogerlos todos, sin tener que hacer un proceso de convergencia para identificar cuáles son los mayoritarios. Si se obtiene cual tiene mayor respaldo, mejor, pero si la idea es recoger información y palancas de forma cualitativa, no es necesario generar un proceso de focalización.

Normas y reglas muy sencillas de seguir

Es fundamental comprender que este tipo de propuestas es apto para cualquier tipo de participantes, desde personas con gran cantidad de recursos intelectuales hasta personas con poca formación. Por este motivo las normas son tan sencillas como el empoderar a los asistentes, de manera que hay una serie de reglas a aplicar. Reglas como “cualquier persona que esté presente es la adecuada” o “cualquier cosa que esté sucediendo es lo que tendría que pasar” dan un respaldo a los participantes para conseguir sacar las mejores conversaciones entre ellos, independientemente de los actores que hayan estado representados en el trabajo. Lo mismo ocurre con el tiempo “Cuando se comience la reunión es el momento correcto” o “cuando se acabe la reunión, se acabó”, suponen delimitar el tiempo necesario para hablar con los otros elementos que conforman el grupo de trabajo.

Por último, al ser una propuesta de recogida de feedback e impresiones donde los distintos participantes pueden ir cambiándose y aportando o escuchando en diferentes grupos, mantiene la única ley fundamental para el desarrollo de este tipo de propuesta: la ley de los dos pies. Si consideras que no te interesa o que ya has aportado y que podrías aportar en otra charla, te levantas sin pedir permiso y vas a incorporarte a la conversación. No hay condiciones ni ninguna otra restricción para conseguir generar el mayor impacto posible en los participantes.
Una vez visto esto, en nuestra experiencia, en proyectos de innovación social o de recogida de feedback sobre servicios o productos entre los distintos actores que interaccionan en una organización aportan multitud de hilos de los que tirar para desarrollar nuevas propuestas de solución a los retos planteados, así como identificar aspectos que, en muchas ocasiones, no están tan presentes en los encargados de definir o establecer una estrategia de trabajo.

 

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